آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری اختصاص دهید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟ با توجه به گفته‌های دوره مجازی رهبری و مدیریت استراتژیک کسب‌و‌کار آکادمی مجازی ایرانیان، مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید
تکنیک شماره ۱: لیست تهیه و استفاده کنید.
هیچ نظمی را در هیچ سیستمی در هیچ کجای دنیا پیدا نخواهید کرد که بدون تهیه و استفاده از لسیت وجود داشته باشد. شما نمی‌توانید تمامش را در ذهنتان نگه دارید؛ شما در کل ۴ نوع لیست نیاز دارید:
- برنامه زمانی شخصی: برای تمام سال، روز به روز
- کارهایی که باید انجام شوند:کارهایی که باید به ترتیب ماهانه، هفتگی، سالانه انجام شوند (ترتیب مهم است)
- تماس‌هایم: فقط افرادی را که باید باهاشون تماس بگیرید, نه دفترچه تلفن !
- گفتگوها: این یکی برای گفتنی‌هایی است که شما می‌خواهید به افرادی که در روز میبینید بگید و باید لیست کنید تا بدانید به هرکسی چه چیزی و کی باید بگید.
این تکنیک تهیه لیست استفاده فوق‌العاده زیادی برای شما خواهد داشت. افراد موفق جهان بی‌شک تمامی از لیست‌ها استفاده می‌کنند تا زمانشان را مدیریت کنند. از طرفی این گفته را فراموش نکنید, اگر شما لیستی ندارید، بی‌شک پول زیادی هم بدست نمی‌آورید.
تکنیک شماره ۲ : یادآوری با کاغذهای یادآوری
ایده ساده است.شما یک پوشه ۹۰ پرونده‌ای دارید؛ قرمز از ۱ تا ۳۰, آبی از ۱ تا ۳۰ و سفید هم از ۱ تا ۳۰ که نشانگر ماه جاری, ماه آینده و یک ماه بعد از ماه آینده.فرض کنیم شما با مشتریی به توافق رسیدید و قرار فروش را برای ۱۰-ام ماه بعد گذاشتید.کاری که باید انجام دهید تمام یادداشت‌ها, تمام پرونده , تمام مشخصات مشتری را در ۱۰مین پوشه از پرونده آبی قرار می‌دهید و سپس فراموشش می‌کنید. در ۱۰م ماه بعد شما به سراغ پوشه که رفتید جزء به جزء اطلاعات یادتان خواهد آمد.
با استفاده صحیح این تکنیک با کاهش آشفتگی در محل کار یا زندگی شخصیتان روبرو خواهید شد.البته نرم‌افزارهای فراوانی هستند هم برای کامپیوتر هم برای گوشی های تلفن همراه که این کار را انجام میدهند , اما کار دستی ماندگاری بیشتری دارد, البته فرقی ندارد با هرکدام راحت هستید کار کنید.
تکنیک شماره ۳ : برای مدیریت زمان به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف می‌کنید.
اولین قدم در مدیرت زمان این است که به دنبال سارقین زمان بگردید. ببینید کجا وقتتان به صورت نادرست هدر می‌رود و شما نمی‌توانید از آن زمان‌ها استفاده مناسبی در جهت بهره‌وری ببرید.
خیلی وب‌گردی الکی می‌کنید؟ همیشه تلفن می‌سوزانید؟ به خداوندگار sms تبدیل شدید؟ برای وقت‌گذاری کارتون‌هایی مانند فوتبالیست‌ها را هم نگاه می‌کنید؟ انتظار هم دارید وقت کم نیاورید؟
تکنیک شماره ۴ : زمانتان را بلوکه کنید.
برنامه زمانی اکثر مردم پر است از قرارهایی که با دیگران دارند. اما افراد موفق برنامه زمانی دارند که حاوی قرار‌های از پیش تعیین‌شده و غیرقابل‌تغییری با خودشان و کارشان است. برای هر ماه کارهایی که باید ۱۰۰% انجام شوند را تعیین کنید. برای مثال تمام تماس‌هایتان را جمع کنید و در یک ” روز تلفن ” تمام آن‌ها را انجام دهید. دیگر هیچ برنامه خارجی در آن روز نگنجانید. اینطور وقتتان فوق‌العاده آزاد خواهد شد و تمرکزتان هرچه بیشتر بر روی کارهای روزانه‌تان خواهد بود.
تکنیک شماره ۵ : از “اوقات بیکاری” تان سود ببرید
امروزه همه چیز پرتابل است. شما می‌توانید یک سمینار را آنلاین شرکت کنید, یا سی‌دی و دی‌وی‌دی کنسرتی را که می‌خواهید بروید تهیه کنید. تمام کتاب‌ها را می‌توانید به صورت الکترونیکی مطالعه کنید به راحتی هرچه بیشتر. همیشه یادتان باشد هرکجا که می‌روید یک کتاب همراهتان باشد. هیچ بهانه‌ای برای وقت بیکاریتان نیست وقتی در فرودگاه منتظرید یا در سالن انتظار منتظرید.
اکثر مردم اوقات بیکاریشان را صرف جواب دادن به تماس‌های از دست‌رفته‌شان, اس‌ام‌اس یا ایمیل زدن می‌کنند که به کلی اشتباه است به ۳ دلیل:
۱- شما اینکار را شتاب‌زده و بدون آمادگی قبلی انجام می‌دهید و اگر یکی از آن‌ها مهم باشد, نباید ضعیف انجام شود.
۲- کار فوق‌العاده اشتباهی است اگر با کسی هستید که به شما و کسی که دارید با او مکاتبه می‌کنید دسترسی داشته باشد و از گفتگوهایتان خبردار شود.
۳- وقتی را که می‌توانید صرف خواندن, شنیدن, فکر کردن و فهمیدن کنید از شما میرباید.
