اگر کارمند سازمان یا شرکتی هستید، احتمالا گاهی مجبورید برای ثبت فعالیت ها و برنامه هایی که انجام می دهید، گزارش کار اداری بنویسید. مثلا به ماموریتی رفته یا به عنوان نماینده مجموعه خود از مکانی بازدید کرده اید؛ یا با افرادی جلسه گذاشته اید. در هر شرایط لازم است خلاصه ای از فعالیتی که انجام داده اید را در قالب گزارش کار اداری مکتوب کرده و به مدیر خود ارائه دهید.
بعضی از کارمندان به دلایل مختلف از نوشتن این گزارش ها سرباز می زنند. حتی اگر نمونه فرم های آماده نیز برای گزارش وجود داشته باشد و به قول معروف لازم باشد «جاهای خالی را با عبارت مناسب پر کنند!»

.
دلایل مختلفی وجود دارد که برخی کارمندان دست به قلم نشده و گزارش کار نمی نویسند. مثلا:
• نوشتن گزارش کار اداری وقت گیر است.
• گزارش نویسی کار بیهوده ای است و کسی این گزارش ها را نمی خواند.
• نوشتن گزارش سخت است و انرژی زیادی می گیرد.
• نوشتن گزارش، کار میرزا بنویس هاست (!) و کارهای مهم تری داریم.
• حجم کارها و فعالیت های روزانه بالاست و زمانی برای نوشتن گزارش باقی نمی ماند.
• و …
عده ای از کارمندان و مدیران میانی هم هستند که گزارش کار اداری می نویسند؛ اما گزارش آن ها به دلیل عدم رعایت برخی اصول و قواعد، چنگی به دل نمی زند.
اما با همه این اوصاف باید به این نکته توجه کنید که با نوشتن گزارش کار اداری، نمایشی ماندگار و تاثیرگذار از فعالیت هایتان به مدیران خود نشان می دهید. چه بسا کارمندانی که با توجه به همین موضوع به ظاهر ساده، توانسته اند نسبت به سایرین مسیر رشد و ترقی را سریع تر و بهتر طی کنند.
در اینجا قرار نیست درباره لزوم و اهمیت نوشتن گزارش کار اداری صحبت کنیم؛ بلکه می خواهیم بیاموزیم که چگونه می توانیم گزارش های کاری خوب و حرفه ای بنویسیم؟ پس در ادامه با ما همراه باشید…

.
گزارش کار اداری چیست؟
گزارش‌های کاری را معمولا برای توصیف، ارزیابی و بیان برخی حقایق مهم درباره یک رویداد یا فعالیت سازمانی می‌نویسیم. چنین گزارش‌هایی را باید مختصر، مفید و گویا بنویسیم.
گزارش‌های کار اداری بر خلاف گزارش‌های خبری مخاطبان خاص و بسیار محدودی دارد. این گزارش‌ها اغلب به مدیران بالادست، اعضای هیئت مدیره یا فرد خاصی در یک سازمان و شرکت ارائه می‌شود.
اصولا مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها از کارمندان زیرمجموعه خود انتظار دارند برای فعالیت‌های مهمی که انجام می‌دهند، مانند ماموریت، بازدید، برگزاری جلسات و غیره گزارش بنویسند.
از طرفی کارفرماها از پیمانکاران خود می‌خواهند برای آن‌که در جریان روند پیشرفت پروژه باشند، گزارش‌های منظم و دقیقی در زمان‌بندی‌های تعیین‌شده دریافت کنند.
بیشتر مجموعه‌ها برای نوشتن گزارش درباره برخی فعالیت‌ها تکرارشونده فرم‌هایی آماده کرده‌اند. این فرم‌ها قالب ثابتی دارند و افراد براساس دستورالعملی مشخص آن‌ها را پر می‌کنند. این کار روند نگارش و بررسی گزارش را تسریع می‌کند.
مانند فرم‌های گزارش‌ کار روزانه، ماموریت، صورت‌جلسات و غیره.
اما درباره برخی فعالیت‌ها و کارها نمی‌توان از این الگوهای واحد پیروی کرد و لازم است گزارش ساختار و رویه خاص خود را داشته باشد. چنین گزارش‌هایی از همان مواردی است که هر کسی زیر بار نوشتن آن نمی‌رود و تدوین آن معمولا کاری سخت و زمان‌بر است.

.
الزامات نوشتن گزارش کار اداری
برای نوشتن یک گزارش کار اداری خوب، الزامات متعددی وجود دارد. اما سه نکته و الزام مهم را باید در حین نگارش این گزارش‌ها مد نظر قرار داد.

شناخت مخاطب
اول از هر چیز باید مخاطب یا مخاطبان خود را در گزارش بشناسید؛ مخاطب می‌تواند مدیر بالای دست شما باشد، یا اعضای هیئت مدیره شرکت و سازمان‌تان.
منظور از شناخت این است که برای آن‌ها دقیقا چه چیزهایی اهمیت دارد که شما باید در گزارش‌ خود به آن اشاره کنید. مثلا فرض کنید از طرف شرکت به شما ماموریت داده شده تا از نمایشگاهی بازدید کرده و گزارشی از آن برای ارائه به مدیرعامل تهیه کنید.
شما قبل از عزیمت به این ماموریت باید بدانید که مدیرعامل شرکت شما دقیقا به چه اطلاعاتی نیاز دارد و دانستن چه مواردی برای او مهم است؟
مثلا ممکن است برای مدیرعامل شما اطلاعاتی از تعداد شرکت‌کنندگان در نمایشگاه و چگونگی برگزاری آن اهمیتی زیادی نداشته باشد؛ اما در مقابل برای او مهم است که بداند شرکت‌های رقیب در این نمایشگاه چگونه ظاهر شده و جدیدترین محصولات و خدمات آن‌ها در چه سطحی هستند؟
از طرفی ممکن است برای مدیرعامل سرعت و دقت شما در تنظیم این گزارش بسیار اهمیت دارد و بیشتر از آن‌که شرح وقایع برایش مهم باشد، علاقه‌مند است نتیجه و ارزیابی شما را از دیده‌ها و شنیده‌های‌تان بداند.

به خاطر دارم چند سال پیش شرکتی که در آن کار می‌کردم، با یکی از نهادهای دولتی برای برگزاری نمایشگاهی دانش‌آموزی قرارداد داشت. من به عنوان مسئول برگزاری این نمایشگاه باید به مدیر شرکت خودمان و مسئول مربوطه در آن نهاد دولتی، هر هفته گزارشی ارائه می‌دادم.
مدیر شرکت ما برایش سطح کیفی اجرای برنامه‌ها و به دنبال آن میزان درآمد نمایشگاه اهمیت داشت. او خیلی اهل خواندن گزارش‌های طولانی نبود و همه چیز را می‌خواست، مختصر و مفید و در قالب اعداد و ارقام ببیند.
اما برای مسئول نهاد دولتی، مواردی مانند تعداد بازدیدکنندگان،‌ گروه‌های سنی و بازتاب رسانه‌ای نمایشگاه مهم بود. او می‌خواست گزارشی کامل و مشروح برایش نوشته شود.
همان‌طور که خواندید، من با دو مخاطب و دو دیدگاه و اخلاق کاری مواجه بودم و باید برای نوشتن گزارش کار اداری، دغدغه‌ها و ارزش‌های آن‌ها را به خوبی می‌شناختم.
این شناخت معمولا به واسطه تجربیات قبلی، مشورت با سایر همکاران و حتی گفتگوی مستقیم با مخاطب گزارش به دست می‌آید.

.
جمع‌آوری اطلاعات
وقتی شما شناخت اولیه‌ای از مخاطبان گزارش‌تان به دست آوردید، به خوبی می‌دانید که باید برای ارائه گزارش به آن‌ها در جستجوی چه اطلاعاتی باشید. چه داده‌هایی را جمع‌آوری کنید و برای به دست آوردن آن‌ها چه کارهایی باید انجام دهید.
از این رو وقت و انرژی شما برای به دست آوردن اطلاعات کم‌اهمیت و غیرضروری هدر نمی‌رود. مثلا من در همان نمایشگاهی که تعریف کردم، برای آن‌که بدانم تعداد بازدیدکنندگان و گروه‌های سنی آن‌ها چیست، از مسئول ثبت‌نام خواسته بودم هر روز آمار تعداد بلیت‌های فروخته شده را به من ارائه کند.

همچنین از گروه‌های بازدیدکننده اطلاعات مربوط به مقطع تحصیلی و موارد مرتبط را به واسطه فرم‌هایی که آماده کرده بودیم، بگیرد. از این اطلاعات برای تنظیم گزارش هفتگی جهت ارائه به مسئول مربوطه در نهاد دولتی استفاده می‌کردم.

.
دسته‌بندی و اولویت‌بندی اطلاعات
با توجه به شناختی که از مخاطب گزارش خود دارید، چند معیار را برای دسته‌بندی اطلاعات در نظر بگیرید و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. این کار باعث می‌شود گزارش شما ساختاری حرفه‌ای و متناسب با مخاطب داشته باشد.
بحث اولویت‌بندی تقریبا واضح و مشخص است و نوع گزارش و مخاطب شما بستگی دارد. اما این‌که چگونه معیارهایی را برای دسته‌بندی اطلاعات تعیین کنیم، چالشی است که احتمالا با آن روبرو می‌شوید. من در کلاس‌های آموزشی این مبحث را این‌گونه آموزش می‌دهم:
فرض کنید به شما یک سبد بزرگ از میوه‌های مختلف داده‌اند و از شما می‌خواهند آن‌ها را دسته‌بندی کنید. برای این کار می‌توانید یک یا چند معیار مختلف در نظر بگیرید. مثلا ممکن است میوه‌ها را بر اساس فصل، اندازه، رنگ، طعم و غیره دسته‌بندی کنید. بدون‌شک اگر معیاری برای دسته‌بندی نداشته باشید، عملا نمی‌توانید چیدمان و ساختار خوبی به سبد میوه بدهید.
برای اطلاعات نیز وضعیت تقریبا به همین شکل است. به طور مثال معیار شما برای دسته‌بندی اطلاعات یک گزارش می‌تواند ترتیب زمانی رخ‌دادن وقایع باشد. شاید هم لازم باشد اطلاعات به دست آمده را براساس پست‌های سازمانی مربوطه دسته‌بندی کنید.

.
اجزای گزارش کار اداری
معمولا هر گزارش کار اداری حرفه‌ای از بخش های زیر تشکیل شده است.

.
متن اصلی
همان‌طور که از اسم آن مشخص است، این بخش بدنه اصلی گزارش ما را تشکیل می‌دهد. هر آن‌چه که لازم است به مخاطب خود ارائه کنیم را براساس دسته‌بندی‌هایی که انجام داده ایم، نوشته و تدوین می‌کنیم.

.
چکیده
این بخش معمولا پس از عنوان گزارش و قبل از فهرست نوشته می‌شود. شما در چکیده باید در یک متن کوتاه دو سه پاراگرافی، خلاصه‌ای از گزارش شامل موضوع، هدف، روش اجرا و نتیجه‌گیری را بنویسید. مخاطب با خواندن چکیده یک ذهنیت اولیه و کلی از محتوای گزارش به دست می‌آورد.

.
مقدمه
مقدمه نسبت به چکیده جزئیات بیشتری را شامل می‌شود و به همین دلیل ممکن است کمی طولانی‌تر باشد. در مقدمه بهتر است به برخی واقعیت‌ها یا پیش‌فرض‌هایی اشاره کنید که به مخاطب برای فهم بهتر گزارش کمک می‌کند. مثلا این جزئیات در یک گزارش بازدید می‌تواند زمان و محل وقوع بازدید و هدف از آن باشد.

.
نتیجه‌گیری
در بعضی از گزارش‌ها لازم است به عنوان نویسنده نتیجه‌گیری‌هایی انجام داده و حتی توصیه‌هایی را نیز به مخاطب ارائه دهید. البته از قبل مطمئن باشید که چنین چیزی از شما خواسته شده است.
بهتر است این بخش را در قالب عناوین یا پاراگراف‌هایی کوتاه و ساده بنویسید. مثلا در مثال نمایشگاهی که مسئول آن بودم، می‌توانستم بخش نتیجه‌گیری را این‌گونه بنویسم:
• درآمد نمایشگاه در هفته گذشته ۲۰ درصد افزایش داشته و به نظر می‌رسد بازاریابی حضوری در مدارس در این زمینه موثر بوده و بهتر است در هفته‌های پیش رو این روند ادامه پیدا کند.
• نبود جای پارک مناسب در اطراف محل برگزاری نمایشگاه باعث نارضایتی گروه‌های بازدیدکننده شده است. از آن‌جا که این موضوع ممکن است روی درآمد نمایشگاه تاثیر منفی بگذارد، بهتر است با مسئولان مربوطه در ساختمان مجاور برای اختصاص فضایی جهت پارک خودروهای بازدیدکنندگان مذاکره کرد.
• و ادامه ماجرا…
معمولا بخش نتیجه‌گیری در انتهای گزارش‌ها نوشته می‌شود.

مستندات گزارش
گاهی در حین جمع‌آوری اطلاعات به مستنداتی بر می‌خوریم که باید آن‌ها را نیز در گزارش ذکر کنیم؛ مانند عکس و فیلم، نامه، اسناد مالی و غیره.
اگر چنین چیزهایی باعث طولانی‌شدن متن اصلی گزارش می‌شود، بهتر است آنها را به عنوان پیوست گزارش به مخاطب ارائه دهیم. مثلا می‌توان در متن گزارش مضمون کلی یک نامه اداری را شرح داد و اشاره کرد که تصویری از نامه در فایل پیوست شماره فلان در دسترس است.

.
عنوان گزارش
گزارش کار اداری شما حتما باید یک عنوان واضح، گویا و بدون ابهام داشته باشد. مثلا: «گزارش بازدید از نمایشگاه صنعت تهران ۱۳۹۶»
در زیرعنوان گزارش هم باید تاریخ و نام نویسنده یا نویسندگان گزارش به همراه سمت آن‌ها ذکر شود.

.
فهرست
برای گزارش‌های چند صفحه‌ای و طولانی حتما فهرستی از عناوین تهیه کنید. این کار دسترسی به بخش‌های مختلف گزارش را برای مخاطب ساده‌تر کرده و به او کمک می‌کند، روی محتوای گزارش نیز مرور کلی داشته باشد. از طرفی فهرست‌نویسی، گزارش کار اداری شما را ساختاریافته‌ و حرفه‌ای‌تر نشان می‌دهد.

.
نکات طلایی در نوشتن گزارش کار اداری
توجه به چند نکته زیر در حین نگارش گزارش‌های کار اداری، می‌تواند سطح گزارش شما را بالاتر ببرد.

.
مختصر و مفید بنویسید
حجم محتوای گزارش‌ کار اداری باید به اندازه لازم باشد. نه آن قدر خلاصه و کوتاه بنویسید که مباحث گنگ و نامفهوم شود؛ و نه چنان زیاده‌گویی کنید که حوصله خواننده سر برود.
مستقیم به سراغ اصل مطلب بروید و از طول و تفسیر بی‌مورد مباحث پرهیز کنید. به اطلاعات کم‌اهمیت در گزارش اشاره نکنید. همیشه این نکته را به خاطر داشته باشید که شاید مخاطب شما زمان و وقت محدودی برای مطالعه گزارش‌تان داشته باشد. پس به اندازه، مختصر و مفید بنویسید.

.
ساده و روان بنویسید
سعی کنید از واژه‌های آشنا و جملات روان استفاده کنید. در زمان ویرایش گزارش‌، جملات بلند را به جملات کوتاه‌تر تبدیل کنید. این کار نقش مهمی در روان‌شدن متن شما دارد.
در هنگام نوشتن گزارش و هر متن دیگری، خودتان باشید. فرض کنید مخاطب جلوی شما نشسته و شما در حال ارائه گزارش به او به صورت شفاهی هستید. به همین دلیل ادبیات نگارش‌تان را پیچیده نکنید. این کار نوشتن را برای شما سخت می‌کند و در مقابل مخاطب شما نیز در فهم محتوا با مشکل مواجه می‌شود.

.
دقیق، گویا و شفاف بنویسید
گزارش‌ کار اداری جای هنرنمایی‌های ادبی نیست. بلکه باید جملات را کاملا گویا و شفاف بنویسید. مثلا فرض کنید امروز با نمایندگان یک شرکت جلسه داشتید و باید گزارشی از آن برای مدیرتان بنویسید.
به جای آن‌که بنویسید: «در صبحگاه امروز با نمایندگان شرکت بهمن گستر عصر ایران در محیطی صمیمی درباره نحوه همکاری‌های مشترک جلسه‌ داشتیم.»
باید بنویسید: «سه‌شنبه ۱۸ مهر ۱۳۹۶ در ساعت ۹ صبح با نمایندگان شرکت بهمن گستر عصر ایران در محل شرکت ایشان جلسه داشتیم. موضوع این جلسه….»

.
زیرعنوان‌های مناسب انتخاب کنید
گزارش‌های طولانی را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش عنوان واضح و گویایی انتخاب کنید. مثلا: «نیازهای شرکت بهمن گستر عصر ایران»
این کار نه تنها گزارش شما را ساختاریافته نشان می‌دهد؛ بلکه خواندن و مرورکردن آن را برای مخاطب راحت‌تر می‌کند. از طرفی در مراجعات بعدی به گزارش شما، پیداکردن مبحث مربوطه راحت‌تر است.

.
برخی داده‌ها را به صورت گرافیکی نمایش دهید
بهتر است برخی اطلاعات آماری را در قالب نمودارهایی صحیح در گزارش نشان دهید. این کار بررسی و تفسیر گزارش را برای مخاطب راحت‌تر می‌کند.

منبع: سایت علم نگار